Esta semana el Departamento de Inmigración, Refugiados y Ciudadanía envió un memorando operacional a todas sus oficinas y consulados, dando instrucciones y clarificando la forma en que los oficiales de Inmigración tienen que asegurarse de guardar la información cuando se contacta a un cliente o a su representante legal a través del correo electrónico.
Como ya todos sabemos, el Departamento de Inmigración ha comenzado a usar la presentación de solicitudes en línea, como por ejemplo:
a) Las visas de turismo,
b) Las extensiones de visa,
c) Permisos de trabajo,
Es decir que todo lo que es estado temporal en el área migratoria se puede hacer ahora en línea, y la intención del gobierno es que para el 2017 absolutamente todas las solicitudes se procesen de esa manera, es decir que ya no va a haber solicitudes en papel sino que todo se va a mandar vía correo electrónico.
Pero como el mecanismo es algo muy nuevo obviamente ha habido muchos problemas, principalmente en términos de comunicación con los clientes y sus representantes legales. Concretamente ha habido problemas cuando el Departamento de Inmigración ha solicitado información adicional a los aplicantes, y estas personas no han recibido la información.
Hay que tener en cuenta que cuando se pide documentación adicional, el gobierno siempre establece una fecha límite, por ejemplo 30 o 60 días para enviar la información, y de no recibirla durante ese periodo se cierra el caso. O si están a punto de tomar una decisión, la toman con la información y documentación que tienen en el expediente, lo cual implica que, si la información que solicitaron podría haber ayudado a que el expediente resultara en una decisión positiva, al no haber recibido esa información la decisión obviamente va a ser negativa.
En los últimos años ha habido muchísimos problemas y muchísimas revisiones ante la Corte Federal, dado que en muchos de los casos los clientes no han recibido esos correos electrónicos. Atendiendo esa problemática, las indicaciones ahora son que el oficial de Inmigración tiene que asegurarse de guardar la información y las pruebas de que estos correos electrónicos se han enviado y que no han sido regresados por el sistema. Esto lo están estableciendo para poder después pelear estos casos ante la Corte Federal si el solicitante es rechazado y lleva al caso ante la Corte.
Las personas que están haciendo sus solicitudes, así como también los asesores de Inmigración, deben tener en cuenta esta nueva situación y asegurarse de sus sistema estén funcionando adecuadamente, dado que cualquier problema que resulte en la perdida de esta correspondencia de parte del Departamento de Inmigración puede resultar no solamente en un rechazo de la solicitud sino que también en un rechazo de una posible revisión judicial ante la Corte Federal o la Corte de Apelaciones de Inmigración.
Otro factor que debemos tener en cuenta es que hay una sección de ley que dice explícitamente que una persona que presenta una solicitud ante el Departamento tiene que ser honesto y dar toda la información verídica, así como también que tiene que entregar cualquier tipo de documentación que el oficial de Inmigración le esté pidiendo, y que lo tiene que hacer en el plazo que se le da.
Si la persona se pasa del plazo o no entrega la documentación, esto es una causa de rechazo. Y obviamente hay muchas ocasiones en las que el gobierno pide documentación como, por ejemplo, si la persona vivió en los Estados Unidos, que presente los certificados policiales del FBI, los cuales se pueden tardar de cuatro a seis meses en ser enviados al solicitante. Y si al solicitante le están dando un plazo de 30 a 60 días para enviar esta información, es muy importante que pida una extensión de tiempo explicando la situación, porque si no la pide, el oficial está en todo su derecho de rechazar la solicitud.
Hay situaciones en las que en realidad el Departamento de Inmigración comete errores, como por ejemplo si el solicitante pidió un cambio de dirección y este nunca fue entrado en el sistema, y por lo tanto el oficial manda un mensaje a un correo electrónico que ya no funciona en vez de mandarlo al nuevo correo electrónico.
En esa situación lo primero que la persona puede hacer es enviar una carta al gerente de la oficina donde se ha procesado el caso explicando lo que ha sucedido, planteando que es una injusticia y pedir que se reabra el caso. Si el gerente de la oficina está de acuerdo y reabre el caso, obviamente va a evitar que se gaste más dinero dado que no habrá necesidad de presentar el caso ante la Corte Federal.
Otra situación importante sucede cuando hay un representante legal y se pone una dirección electrónica en los formularios y en el documento que autoriza al representante de la persona. El Departamento de Inmigración siempre va a contactar a esa dirección electrónica, a menos que el cliente envíe un correo haciendo preguntas. De hacer eso, automáticamente está rompiendo la autorización del representante legal, sea este un consultor, un abogado, etc., y el Departamento de Inmigración va a empezar a contactarse directamente con el cliente.
En este sentido, es muy importante que, si la persona tiene un representante legal, no comience a enviar correos electrónicos a los consulados o a Inmigración, etc., porque automáticamente le está quitando el poder a su representante legal y se puede meter en problemas, particularmente si no habla inglés o no entiende los requisitos legales.
Esta medida del Departamento de Inmigración definitivamente es consistente con el avance de la tecnología que estamos viviendo, y es lógico que se pase todo a un sistema electrónico. Pero obviamente puede complicar un poco más las cosas, como por ejemplo si hay un problema en el sistema. Porque si una persona tiene que solicitar una extensión de visa y deja el tramite hasta último momento y se encuentra con que el sistema está caído, no va a poder ingresar su solicitud a tiempo y va a quedar indocumentada.
Publicado: 14/01/2016
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